ALLEANZA PER L'ARIA E IL CLIMA | LINEE GUIDA

1. Modalità di partecipazione

Per garantire un accesso equo e costante a tutte le imprese operanti nel territorio di Milano interessate a partecipare all’Alleanza, Il Comune di Milano rende disponibile nell’apposita sezione del proprio sito web un avviso pubblico in cui sono dettagliati requisiti, impegni e modalità richiesti per poter aderire all’iniziativa.  

Le imprese interessate rispondono all’avviso con apposita domanda di candidatura nella quale indicano una o più azioni attraverso le quali contribuire al raggiungimento degli obiettivi climatici e di qualità dell’aria sulle quali si impegna a comunicare annualmente una sintesi dello stato di avanzamento delle attività. 

La revisione annuale dell’avviso ne consente l’aggiornamento rispetto a possibili scenari evolutivi della città e alle linee di indirizzo provenienti dall’Advisory Board dell’Alleanza. 

2. Imprese partecipanti

Come indicato nella PARTE I - paragrafo 1.7, le imprese partecipanti vengono classificate in base a due elementi: 

- Modalità operativa nel territorio milanese 
- Dimensione 

Modalità operativa 
Le imprese che possono partecipare all’Alleanza operano nel territorio milanese con le seguenti modalità: 

-  Imprese con sede legale/amministrativa e/o con filiali/punti vendita/sedi operative; Aziende che lavorano in città attraverso interventi/consulenze/progetti nell’ambito della sostenibilità. 

Le imprese non devono: 

- trovarsi in stato di fallimento, di liquidazione anche volontaria, di amministrazione controllata, di concordato preventivo o in qualsiasi situazione equivalente secondo la normativa vigente; 
- perseguire fini contrastanti o non coerenti con gli interessi pubblici e con i valori espressi dall’Amministrazione comunale;  
- avere contenziosi in corso con l’Amministrazione Comunale; 
- non avere morosità definitivamente accertate nei confronti del Comune. 

Dimensione 
- L'impresa viene definita come micro, piccola, media o grande in base alla classificazione prevista dalla Commissione Europea: 
Micro impresa: meno di 10 dipendenti e fatturato o bilancio non superiore a 2 milioni Euro
Piccola impresa: meno di 50 dipendenti e fatturato o bilancio non superiore a 10 milioni Euro 
Media impresa: meno di 250 dipendenti e fatturato non superiore a 50 milioni Euro o bilancio non superiore a 43 milioni Euro 
Grande impresa: più di 250 dipendenti e fatturato superiore a 50 milioni Euro o bilancio superiore a 43 milioni Euro

(Le dimensioni “Fatturato” e “Bilancio” sono criteri alternativi).

3. Impegno richiesto

Le aziende partecipano all’Alleanza con le seguenti modalità:  

Anno 1 

- Nr. Azioni su cui impegnarsi e tipologia: 
Almeno 1 azione: l’azione può essere inclusa nel Portfolio del Comune oppure proposta dall’azienda (il Comune la deve validare successivamente); oppure 
Adesione a uno dei programmi del Comune (l’adesione al programma dev’essere precedente alla candidatura all’Alleanza): in tal caso vengono implementate le azioni previste dal programma. 

Anno 2 

- Nr. Azioni e tipologia: 
1 azione aggiuntiva: in questo caso è possibile l’incremento del KPI dell’azione dell’anno precedente oppure una nuova azione; oppure 
Conferma dell’azione pluriennale dell’anno precedente: il target può rimanere uguale, salvo esplicita richiesta di aumento da parte dell’azienda; oppure 
- Adesione a uno dei programmi del Comune: fanno riferimento impegni e target previsti dal programma  

Anno N. 

- Nr. Azioni e tipologia: 
1 azione aggiuntiva: in questo caso è possibile l’incremento del KPI dell’azione dell’anno precedente oppure una nuova azione; oppure 
Conferma dell’azione pluriennale dell’anno precedente: il target può rimanere uguale, salvo esplicita richiesta di aumento da parte dell’azienda; oppure 
- Adesione a uno dei programmi del Comune: fanno riferimento impegni e target previsti dal programma  

Nella fase iniziale della sua attività l’Alleanza ha l’obiettivo di coinvolgere il maggior numero di imprese cittadine attraverso modalità di adesione semplificate. L'impianto dell’iniziativa è però già pensata per sviluppare successivamente modalità di coinvolgimento diversificate in base alle necessità emergenti dei diversi attori e delle diverse tipologie di imprese partecipanti, in particolare per ciò che riguarda modalità operative e dimensioni di queste.  

4. Il percorso di partecipazione e le relative fasi

L'adesione all’Alleanza per l’Aria e il Clima prevede una serie di passaggi, uguali per tutte le aziende, che vengono qui illustrati in sintesi e successivamente in dettaglio.   

Si veda immagine allegata. 

4.1 Candidatura

L’impresa che vuole diventare membro dell’Alleanza deve innanzitutto presentare la propria candidatura seguendo le indicazioni incluse nell’apposito bando.  

Nello specifico è prevista la compilazione di due moduli: 

- Modulo 1 - “Alleanza per l’Aria e il Clima - Domanda di Candidatura”: è il modulo che consente la raccolta dei dati dell’impresa e la sua classificazione in base ai criteri utili ai fini dell’Alleanza. Dev’essere compilato in tutti i suoi campi e barrate tutte le voci, dove richiesto. Dev’essere firmato e timbrato dal Rappresentante Legale per garantire la correttezza della candidatura. 
- Modulo 2 - “Alleanza per l’Aria e il Clima - Modulo Impegni Azienda”: è il documento che illustra l’azione o le azioni con cui ogni azienda chiede di aderire all’Alleanza e che riassumono il suo impegno a contribuire alle sfide del PAC andando oltre la propria normale attività di business. È necessario compilare tutti i campi previsti, pena il rifiuto della richiesta di adesione. L’Azienda può scegliere tra diverse opzioni: 

1. Azione presente nel portfolio proposto dal Comune:per ogni sfida del PAC sono state individuate più azioni in grado di avere un impatto positivo su queste sfide. Ognuna di esse è stata validata dai tecnici del Comune e prevede degli specifici KPI. Qualora l’azienda voglia proporre dei KPI alternativi/aggiuntivi, ha facoltà di farlo nella consapevolezza che tali proposte devono essere validate dal Comune. Qualora validati, i KPI vengono inclusi successivamente nel portfolio azioni. Se i KPI non verranno validati l’azienda potrà proporne di alternativi in dialogo con l’amministrazione comunale. 

2. Azione proposta dall’azienda (perché non prevista dal portfolio proposto dal Comune): in questo caso è necessario compilare tutti i campi previsti dal portfolio, sottoporre la/e proposta/e al Comune e attendere la validazione o meno della proposta. La Cabina di Regia valuterà la proposta ricevuta in base agli obiettivi del PAC e alla congruità con le linee d’indirizzo definite dal Comune di Milano.  
- Accettazione della proposta: le azioni proposte dalle aziende e validate dal Comune verranno via via inserite nel portfolio azioni così da renderlo uno strumento in evoluzione in grado di raccogliere le istanze cittadine e le tante azioni attive in città. 
- Rigetto della proposta: il Comune fornirà una sintetica motivazione e l’azienda avrà facoltà di candidarsi, seppur ad attività annuali in corso, con una nuova azione sia di tipo 1 sia di tipo 2. 
In questo periodo di valutazione da parte dell’amministrazione comunale, l’azienda verrà comunque invitata a partecipare alle attività dell’Alleanza e considerata al pari delle Aziende le cui azioni sono state validate. 

3. Programmi del Comune: il Comune sta sviluppando alcuni programmi specifici per determinati ambiti di attività relativi a tematiche legate al PAC (ad es. Economia Circolare, sostenibilità del canale Ho.Re.Ca.). Le aziende che già partecipano a questi programmi possono indicare questa scelta nel “Alleanza per l’Aria e il Clima - Modulo Impegni Azienda”. Tutti gli aspetti operativi (impegni, target, KPI ecc.) sono definiti dal Programma e vengono inclusi nell’Alleanza senza modifiche in modo tale da non richiedere ulteriori impegni alle aziende già partecipanti ad iniziative comunali. 

L’adesione dell’azienda è annuale e le azioni proposte devono svolgersi nell’anno solare successivo alla candidatura (non possono essere inserite azioni già concluse in passato) oppure avere portata pluriennale a seguito di un investimento che necessita un ammortamento.   

Non viene data comunicazione all’esterno delle singole azioni e dei dati ad esse relativi (consumi, KPI ecc.), mentre singole azioni/iniziative/collaborazioni particolarmente innovative e rilevanti per la città possono essere adeguatamente valorizzate in qualità di case history, previo accordo con i soggetti promotori. I dati delle singole iniziative possono unicamente essere utilizzati dall’amministrazione comunale in forma aggregata per dare evidenza dell’andamento dell’Alleanza e creare storytelling collettivi. 

4.2 Valutazione della richiesta di adesione

La Cabina di Regia si riunisce mensilmente per prendere in esame le richieste di candidatura delle imprese. La valutazione verte su: 

- La completezza e congruità dei dati del Modulo 1: in caso di incompletezza o di dubbi, la Cabina di Regia si attiva per richiedere eventuali chiarimenti e/o dati mancanti. Qualora l’impresa non li fornisca nei tempi richiesti, la Cabina di Regia può valutare il rigetto della richiesta. 
- La completezza dei dati presenti nel Modulo 2 e soprattutto la congruità delle iniziative proposte con le finalità dell’Alleanza. 
All’impresa possono essere richieste informazioni aggiuntive per chiarire meglio i termini delle azioni, gli impatti generati ecc. e giungere ad una soluzione condivisa fra impresa e amministrazione comunale. È facoltà della Cabina di Regia rifiutare l’adesione all’iniziativa qualora le iniziative proposte non risultino in linea con lo spirito, le modalità e gli obiettivi dell’Alleanza. 
- Ogni eventuale ulteriore elemento utile per garantire la corretta adesione dell’impresa all’Alleanza. 

4.3 Riscontro

A valle delle verifiche effettuate durante la fase 4.2 e valutata l’ammissibilità o meno della candidatura dell’impresa, nel mese di novembre viene dato riscontro a tutte le aziende candidate attraverso un’e-mail ufficiale dal Comune di Milano. 

Alla fine di questo processo il Comune pubblica sul proprio sito un provvedimento ufficiale annuale in cui sono elencate tutte le imprese partecipanti e le relative azioni con cui aderiscono all’Alleanza.  

4.4 Partecipazione

La partecipazione dell’impresa all’Alleanza è prevista per ogni anno solare nella sua interezza. Durante questo periodo, all’impresa è richiesto in primis di partecipare attraverso lo svolgimento della propria attività imprenditoriale con uno specifico impegno sull’azione/i inclusa/e nell’Alleanza. 

Oltre alla raccolta degli impegni delle singole imprese, l’Alleanza ha anche l’obiettivo di favorire lo scambio tra pari e permettere la crescita dell’intera business community cittadina. Alle imprese partecipanti viene pertanto richiesto di essere parte attiva nella comunità dell’Alleanza partecipando alla community on line, promuovendo lo scambio di buone pratiche, seguendo le attività di formazione proposte e così via. 

Impegno fondante dell’Alleanza è, infatti, quello di non essere un semplice archivio di azioni, bensì una comunità che si confronta, cresce, dà vita a collaborazioni e progetti, abilita la crescita e lo sviluppo di conoscenze e competenze all’interno del territorio milanese. 

La partecipazione comporta, pertanto, principalmente i seguenti impegni e opportunità: 

4.4.1 Responsabilità 
L’Alleanza è un accordo volontario basato sull’assunzione di responsabilità da parte di tutti i membri nell’agire con correttezza ed evitare pratiche e comunicazioni che possano condurre a situazioni di greenwashing. L’azienda è pertanto chiamata ad operare con correttezza non solo nella sua quotidianità, ma anche in particolare per quanto riguarda tutte le attività inerenti all’Alleanza. 

4.4.2 Buone pratiche 
La possibilità di condividere e rendere note buone pratiche sul territorio milanese relative a come avere impatti positivi sugli obiettivi climatici e di qualità dell’aria della città è un elemento fondamentale dell’iniziativa. A tal fine le imprese partecipanti, attraverso la compilazione di un apposito modulo messo a disposizione delle imprese, possono proporre loro iniziative in essere o già sviluppate in altri contesti ma potenzialmente rilevanti per il territorio milanese. Ogni proposta viene analizzata dalla Cabina di Regia con il supporto dei tecnici del Comune per poter essere validata, rifiutata o modificata a seguito della richiesta di chiarimenti e successivamente messa a disposizione di tutti i membri dell’Alleanza nell’ambito della community on line. 

4.4.3 Progettualità e partnership 
Il contesto dell’Alleanza ha l’obiettivo, tra gli altri, di favorire lo sviluppo di collaborazioni e di progettualità inerenti alle sfide della città. Per questo motivo l’Alleanza favorisce l’incontro tra le diverse necessità e possibilità attraverso le attività di networking e sezioni dedicate della community on line. 

4.4.4 Formazione 
Nell’ambito dell’Alleanza la conoscenza del PAC, delle sue sfide e delle sue linee di indirizzo e implementazione è un elemento fondamentale. Alle imprese aderenti vengono offerte possibilità di formazione inerenti al PAC e a tematiche ad esso correlate al fine di contribuire alla crescita degli attori coinvolti e dell’intera business community, come da spirito fondante dell’iniziativa. La fruizione di tali opportunità è pertanto parte integrante delle attività di partecipazione alla vita della community.

Il Comune effettua le sue scelte in merito a contenuti e tematiche alle quali possono in ogni caso aggiungersi proposte e richieste delle imprese stesse. 

4.4.5 Soluzioni tecnologiche 
Nello spirito con cui nasce l’Alleanza è insita la volontà di favorire la conoscenza, lo scambio e la collaborazione in merito a soluzioni tecnologiche innovative in grado di contribuire in modo positivo ed efficace alla transizione ecologica della città. A tal fine, nel pieno rispetto della terzietà del Comune in tal proposito che non si pone pertanto né come validatore né come promotore delle soluzioni tecnologiche proposte, verranno strutturati opportuni spazi e modalità per consentire alle imprese partecipanti sia di presentare le proprie soluzioni tecnologiche, sia di richiedere suggerimenti, consigli ecc. nell'ambito della community.  

4.5 Invio KPI

Per ogni azione con cui l’impresa entra nell’Alleanza sono previsti indicatori di performance (KPI) che sono stati o predefiniti dal Comune nell’ambito del portfolio azioni proposto alle aziende o validati dal Comune nel caso in cui siano stati proposti dall’azienda stessa (cfr. PARTE II – paragrafo 4.1.). 

Poiché l’Alleanza nasce con l’obiettivo di avere un impatto positivo sulla transizione della città di Milano, i KPI devono essere necessariamente focalizzati sulla misurazione dell’impatto dell’azione su Milano. In caso di necessità, il Comune può supportare le aziende nel definire le modalità utili a riparametrare gli indicatori su scala cittadina.  

L’azienda è tenuta a inviare i KPI relativi alla propria partecipazione nel periodo gennaio-marzo successivo all’anno della sua partecipazione all’Alleanza attraverso un apposito modulo on line predisposto dal Comune.   

L’invio dei KPI ha un ruolo fondamentale nel funzionamento e nel processo di sviluppo dell’Alleanza; pertanto, il mancato invio dei KPI relativi agli impegni presi, quando non motivato, comporta l'esclusione dall’Alleanza. 

Come già esplicitato precedentemente, il Comune non si pone con il ruolo di valutatore: è pertanto piena responsabilità dell’azienda inviare dati corretti e veritieri sul raggiungimento dei propri obiettivi nel pieno rispetto degli assunti relativi alla “autocertificazione” del proprio operato. 

4.6 Rinnovo

Lo spirito dell’Alleanza prevede che la partecipazione sia un percorso crescente di consapevolezza e impegno da parte di tutti i suoi membri. Il rinnovo non è pertanto tacito e ad ogni impresa che già partecipa all’Alleanza viene richiesto di confermare annualmente la propria adesione all’Alleanza attraverso l’impegno a continuare il proprio percorso di coinvolgimento. 

Per poter confermare la partecipazione, ogni azienda deve compilare un nuovo “Alleanza per l’Aria e il Clima - Modulo Impegni Azienda” in cui: 

- inserisce almeno una nuova azione che risponde a una delle quattro sfide previste dall’Alleanza;  oppure 
- incrementa il target della/e azione/i dell’anno in corso; oppure 
- conferma negli stessi termini l’azione pluriennale inserita nella scheda dell’anno precedente, a meno che l’azienda stessa chieda una modifica incrementale del target. 

Nel caso di mancato raggiungimento del target dichiarato, l’azienda lo comunica al Comune e insieme decidono come procedere. Le opzioni previste sono due (in ordine di preferibilità): 

1. Rinnovo “rinforzato”: prima di tutto, l’impresa conferma l’azione precedentemente inserita il cui target dev’essere però incrementato di almeno un punto percentuale. A questa azione si va ad aggiungere una nuova azione, come previsto dalle modalità di rinnovo precedentemente illustrate. Nel caso in cui l’azienda non raggiunga, senza valida motivazione, per due anni di fila i target definiti, è facoltà del Comune procedere all’esclusione della stessa dall’Alleanza (vedere paragrafo 4.7 "Uscita dall'Alleanza" - Caso 4).
Es. Se l'impresa dichiara per l'anno 1 la riduzione dei consumi energetici del 20 per cento, ma alla fine dell'anno il target raggiunto è del 15, per l'anno 2 il target da raggiungere sarà del 21 per cento rispetto al dato di partenza. Il nuovo impegno sarà quello di ridurre i consumi energetici dell'anno 1 del 6 per cento (5 per cento non raggiunto nell'anno 1 più 1 per cento per l'anno 2).

2. Uscita dell'impresa dall'Alleanza (vedere paragrafo 4.7 "Uscita dall'Alleanza" - Caso 1).

4.7 Uscita dall’Alleanza

Il percorso di adesione all’Alleanza è stato pensato e strutturato per incentivare l'adesione pluriennale e, nel contempo, una partecipazione sempre più convinta e attiva dell’impresa stessa al raggiungimento degli obiettivi cittadini previsti per il 2030. 

L'uscita dall’Alleanza è da considerarsi, pertanto, un fatto eccezionale. 

Sono previste, in ogni caso, quattro circostanze in cui può verificarsi la fine dell’adesione dell’impresa all’Alleanza e la loro gestione è di seguito dettagliata: 

Caso 1 Per mancato rinnovo 
- Motivazione: l’impresa non è più interessata a partecipare o, a seguito di mancato raggiungimento del target annuale, non procede al rinnovo. 
- Modalità: l’impresa non invia la richiesta di rinnovo di partecipazione all’Alleanza nei termini previsti. 
- Note/Documenti da utilizzare: aottobre il Comune ricorda alle imprese la necessità di confermare o meno la partecipazione per l’anno successivo. In caso di mancata risposta da parte dell’azienda o risposta negativa, il Comune provvede a togliere l’impresa da tutti i documenti e strumenti legati all’Alleanza per l’anno successivo.

Caso 2 Per fine progetto 
- Motivazione: l’iniziativa finisce (“fine naturale dell’attività”) o finiscono i suoi impatti sugli obiettivi del PA (“fine ammortamento costi di azione pluriennale”) e l’impresa non procede al rinnovo. 
- Modalità: la fine della/e azione/i è già riportata in “Alleanza per l’Aria e il Clima - Modulo Impegni Azienda” e al Comune è già nota.   
- Note/Documenti da utilizzare: a ottobre il Comune ricorda all’impresa sia la fine dell’azione con cui è membro dell’Alleanza sia la necessità di confermare o meno la partecipazione per l’anno successivo. In caso di mancata risposta da parte dell’azienda o risposta negativa, il Comune provvede a togliere l’impresa da tutti i documenti e strumenti legati all’Alleanza.

Caso 3 Per scelta dell’impresa 
- Motivazione: in qualunque momento dell’anno, l'impresa comunica al Comune di Milano la volontà di uscire dall'Alleanza motivandone il perché. 
- Modalità: l'impresa comunica via email all’indirizzo alleanzaclima@comune.milano.it la decisione di uscire dall’Alleanza. Eventuali comunicazioni di rilevanza giuridica vengono scambiate via PEC. 
- Note/Documenti da utilizzare: l’impresa compila l’apposito modulo in tutti i campi richiesti e lo invia, timbrato e firmato, al Comune 

Caso 4 Per scelta del Comune 
- Motivazione: il Comune di Milano può richiedere all'impresa di uscire dall'Alleanza nei seguenti casi:  
L'azienda è responsabile di azioni contro i principi e i valori del PAC e/o dell'Alleanza (racchiusi nella Carta dei Valori dell’Alleanza);  
L’azienda non rispetta le Linee Guida dell’Alleanza;  
L’azienda non raggiunge il target annuale e non provvede al rinnovo nelle modalità richieste; 
L’azienda non raggiunge per due anni di seguito i target previsti;  
L’azienda modifica la sua sede e/o le sue operations e non ha più impatto su Milano;   
L'azienda termina l’attività. 
- Modalità: il Comune di Milano invia dall’indirizzo email alleanzaclima@comune.milano.it all’indirizzo indicato dall’azienda nel modulo di adesione la documentazione prevista. Eventuali comunicazioni di rilevanza giuridica vengono scambiate via PEC. 
- Note/Documenti da utilizzare: Il Comune compila il modulo apposito in cui solleva i rilievi di merito e li invia all’azienda. L’impresa ha diritto ad un contraddittorio dopo il quale il Comune si riserva di deciderne o meno l’esclusione. 

Alla fuoriuscita dell’impresa dall’Alleanza non viene data evidenza in termini di comunicazione. I riferimenti dell'azienda vengono semplicemente eliminati dai documenti relativi all’Alleanza e l’impresa esclusa dalla community on line. 

5. Gestione della privacy dei partecipanti

Si veda l’Allegato 2.